Tại Mỹ, EU, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Singapore, Canada, Ausatralia… NSW được xây dựng và vận hành trên cơ sở hệ thống thông tin tự động của cơ quan Hải quan và cơ quan quản lý giao thông vận tải kết nối với các cơ quan quản lý khác trong mô hình kết nối tổng thể của hệ thống một cửa quốc gia. Việc thực hiện Cơ chế một cửa quốc gia đã đem lại lợi ích to lớn cho hoạt động thương mại quốc tế, hoạt động quản lý nhà nước và là động lực quan trọng để thương mại điện tử đi vào cuộc sống.
Đối với khu vực ASEAN, ngày 7-10-2003, tại Indonesia, lãnh đạo các nước thành viên đã ký kết Hiệp ước ASEAN II (Hiệp ước Bali II), theo đó các nước ASEAN sẽ nỗ lực hướng tới hiện thực hóa một Cộng đồng kinh tế ASEAN vào năm 2020. Một trong những công cụ thực hiện mục tiêu này là xây dựng ASW để xử lý bằng phương thức điện tử các chứng từ thương mại ở cấp độ quốc gia và khu vực.
Ngày 11-12-2005, tại Kuala Lumpur (Malaysia) lãnh đạo các nước thành viên đã ký kết Hiệp định về xây dựng và thực hiện cơ chế một cửa ASEAN. Trên cơ sở Hiệp định, các nhóm làm việc về kỹ thuật và pháp lý của ASEAN đã xây dựng các tài liệu hướng dẫn kỹ thuật việc thực hiện ASW và NSW cũng như kế hoạch hành động ASW và các tài liệu kỹ thuật khác.
Tiếp đó, năm 2006, Bộ trưởng Bộ Tài chính các nước ASEAN đại diện cho chính phủ các nước đã ký kết Nghị định thư về xây dựng và thực hiện cơ chế một cửa ASEAN nhằm cụ thể hóa Hiệp định về xây dựng và thực hiện cơ chế một cửa ASEAN, thông qua các hướng dẫn về kỹ thuật và kế hoạch hành động để triển khai cơ chế một cửa ASEAN.
2. Tầm quan trọng của của cơ chế một cửa quốc gia và những lợi ích đem lại.
Theo Hiệp định về xây dựng và thực hiện ASW, Cơ chế này là một môi trường trong đó các NSW hoạt động và kết nối với nhau. NSW là một hệ thống cho phép xuất trình dữ liệu và thông tin một lần; xử lý thông tin và dữ liệu một lần và đồng thời; và ra quyết định một lần cho việc giải phóng và thông quan hàng hoá. Việc ra quyết định một lần được hiểu rằng cơ quan hải quan là một cơ quan ra quyết định duy nhất đối với việc giải phóng hàng hoá trên cơ sở quyết định của các bộ ngành chức năng được kịp thời gửi tới hải quan.
ASW sẽ là một môi trường kết nối bảo mật. Nhưng thay vì kết nối thương nhân, cộng đồng vận tải với các cơ quan chính phủ như NSW tại từng quốc gia, ASW sẽ kết nối tất cả các hệ thống NSW của các nước thành viên. Theo đó, thông tin về thương nhân, đơn vị vận tải, hàng hóa, tình trạng quản lý của các cơ quan Chính phủ sẽ dễ dàng được chia sẻ, tham khảo, đối chiếu tại tất cả các nước thành viên.
Trong 5 tháng cuối năm 2018, việc triển khai Cơ chế một cửa quốc gia (NSW) đã tạo ra bước đột phá với gần 100 thủ tục mới được triển khai (cao gấp 2 lần tổng số thủ tục hành chính trong hơn 3 năm cộng lại kể từ thời điểm bắt đầu triển khai). NSW tại Việt Nam được chính thức triển khai từ tháng 11/2014, ban đầu chỉ với 01 thủ tục cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) mẫu D của Bộ Công Thương và 03 thủ tục liên quan đến quản lý tàu biển xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh tại cảng biển quốc tế do Bộ Giao thông vận tải chủ trì. Chính thức triển khai từ tháng 11/2014, đến ngày 7/12/2018, đã có 140 thủ tục hành chính của 12 bộ, ngành kết nối Cơ chế một cửa quốc gia, xử lý hơn 1,7 triệu hồ sơ của 25.800 doanh nghiệp.
Tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian xử lý các thủ tục hành chính cho doanh nghiệp.
Theo tham khảo của Tổng cục Hải quan, Hệ thống một cửa DN giảm 20% chi phí xử lí chứng từ thương mại (so với khi chưa áp dụng), với các DN giao nhận khoản tiết kiệm này có thể lên từ 25 đến 30%. Trong khi đó, Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế (IATA) nhận định việc cắt giảm yêu cầu chứng từ giấy trong vận tải hàng hóa đường không (do sử dụng các cơ chế một cửa quốc gia, một cửa khu vực) giúp lĩnh vực vận tải này tiết kiệm 1,2 tỉ USD/năm trong chuỗi cung ứng quốc tế (trong đó 80% do giảm chi phí về giấy tờ)…
Giúp DN giảm thiếu các sai sót ngoài ý muốn trong thực hiện các thủ tục hành chính.
NSW đưa ra quy định DN chỉ phải nộp hồ sơ và thông tin đã được chuẩn hóa tại một đầu mối (ở Việt Nam là cơ quan Hải quan) để thực hiện tất cả các quy định của cơ quan quản lí liên quan đến hoạt động XNK, quá cảnh (hàng hóa, phương tiện), nếu thông tin ở dạng điện tử thì chỉ phải nộp 1 lần. Theo đánh giá của các cơ quan chuyên môn, việc giảm thiểu thủ tục hành chính sẽ có tác động không nhỏ trong việc giúp DN hạn chế được các sai sót không cố ý vì không phải thực hiện nhiều lần.
Giúp DN sử dụng hợp lí, hiệu quả nguồn nhân lực.
Với việc không phải thực hiện thủ tục hành chính ở nhiều đầu mối, nhiều công đoạn như hiện nay và sử dụng phương thức nộp hồ sơ, thông tin ở dạng điện tử sẽ giúp DN cắt giảm được rất nhiều chi phí về nhân lực.
Việc đẩy nhanh được hoạt động XNK hàng hóa (nhờ thực hiện NSW) cũng góp phần quan trọng để nâng cao khả năng cạnh tranh, hội nhập của DN nói riêng và đất nước nói chung.
Với cơ quan quản lí Nhà nước, NSW là giải pháp giúp cải thiện trực tiếp chất lượng dịch vụ công cung cấp cho hoạt động thương mại và vận tải quốc tế do các quy định ngày càng rõ ràng, minh bạch và dễ tuân thủ. Thông qua Cơ chế này, cơ quan quản lí cung cấp được nhiều dịch vụ tư vấn cho DN một cách chính xác, cập nhật; những thay đổi liên quan đến chính sách cũng được cung cấp kịp thời, đầy đủ hơn. Đặc biệt, song hành với nâng chất lượng dịch vụ thì công tác quản lí Nhà nước cũng sẽ nâng cao xuất phát từ áp dụng kĩ thuật quản lí rủi ro và tăng cường năng lực thực thi chính sách thông qua phân tích dữ liệu giao dịch (của DN).
Đối với các cơ quan chính phủ, NSW giúp các cơ quan nhà nước làm quen và dần chuyển đổi sang thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) trên môi trường điện tử phi giấy tờ.
Các giao dịch hành chính được ghi nhận trên hệ thống giúp các cơ quan nhà nước có thể đo lường thời gian, tính toán hiệu quả thực hiện TTHC, góp phần cải cách, phục vụ DN và người dân tốt hơn. Hơn thế nữa, việc triển khai NSW giúp Việt Nam sẵn sàng về mặt kỹ thuật cũng như pháp lý để đàm phán các thỏa thuận song phương, đa phương trong việc công nhận lẫn nhau về tiêu chuẩn kỹ thuật, giấy phép/giấy chứng nhận điện tử nhằm đơn giản hóa TTHC tại nước NK; giảm thời gian thông quan và tạo thuận lợi cho hàng XK của Việt Nam ra các thị trường quốc tế, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia.
Một loạt hiệu quả khác cũng được cơ quan chuyên môn đề cập như việc chia sẻ thông tin giữa các cơ quan quản lí Nhà nước được thực hiện nhanh chóng; việc sử dụng nguồn lực được bố trí hợp lí, hiệu quả; vấn đề chống thất thu, đảm bảo nguồn thu NSNN…